Pflicht zur E-Rechnung ab 01.01.2025

Nach den Plänen der Bundesregierung müssen Unternehmen ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen können, ab 2026 auch erstellen und versenden. Was das für den kooperierenden Mittelstand bedeutet und wie Sie sich vorbereiten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Der rechtliche Hintergrund

Im Rahmen der sog. ViDA-Initiative der EU-Kommission (ViDA = VAT in the Digital Age) ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer geplant, dass u.a. die bisherigen zusammenfassenden Meldungen ersetzen soll. Nach dem bisherigen Zeitplan sollen diese Änderungen europaweit 2028 in Kraft treten. Allerdings: das Bundesministerium der Finanzen (BMF) plant bereits zum 01.01.2025 die (stufenweise) Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung für B2B-Umsätze innerhalb Deutschlands als Vorstufe für ein zum 01.01.2028 einzuführendes Meldesystem. Grundlage dafür ist der vom BMF veröffentlichte Regierungsentwurf für ein „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovationen sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ (Wachstumschancengesetz) vom 30.08.2023. Der Gesetzentwurf wurde am 08.09.2023 dem Bundestag zugeleitet und erwartet im nächsten Verlauf die Beratung und Zustimmung. Es ist davon auszugehen, dass das Gesetz bis zum Jahresende 2023 final beschlossen wird.

Bis dahin sind allerdings noch inhaltliche Punkte abzustimmen. So gibt es etwa noch Spielraum bei der Ausgestaltung der E-Rechnung. Während die Eindämmung des Umsatzsteuerbetrugs sowie die Digitalisierung von Abrechnungsprozessen allenthalben begrüßt werden, kommen im Umfeld der Verbundgruppen besonders die technologischen Herausforderungen im Zusammenhang mit dem weit verbreiteten EDIFACT-Standard zur Sprache.

Für die E-Rechnung ist ein noch festzulegendes, strukturiertes, elektronisches Datenformat nach CEN-Format EN 16931 vorgesehen. Die Formate „ZUGFeRD“ und „XRechnung“ erfüllen ausweislich des Schreibens des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 02.10.2023 diese Anforderung. Papier- und PDF-Rechnungen werden mittels Übergangsregelungen schrittweise abgeschafft. Auch für EDIFACT gilt eine Übergangsfrist. Inwiefern ein Austausch von Rechnungen via EDIFACT spätestens ab 01.01.2028 noch rechtskonform möglich ist, ist bislang noch unklar, wird aber aufgrund der Eingaben der Verbände (u.a. DER MITTELSTANDSVEBRUND) geprüft. Es wird derzeit im Ministerium an einer Lösung gearbeitet, die die EDIFACT-Nutzung weiter ermöglichen soll. Technische Anpassungen bei der späteren Einführung eines transaktionsbezogenen Meldesystems (siehe unten) sind jedoch wahrscheinlich, so auch der Wortlaut im vorgenannten Schreiben. 

Was muss bei der Zentralregulierung beachtet werden?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht für die Zentralregulierung bedeutet, dass Verbundgruppen, sowie Ihre Anschlusshäuser und Lieferanten dazu verpflichtet werden, selbst digitale Rechnungen im CEN Format EN 16931 auszustellen und solche auch empfangen zu können. Fraglich ist bei dem Verfahren, wie die Rechnungen in die Zentralregulierung kommen, wenn sie im Original zukünftig direkt an das Anschlusshaus laufen. Mit Einführung des Meldesystems werden auch Statusmeldungen zu den jeweiligen Rechnungen übermittelt, was in der Zentralregulierung ebenfalls zu berücksichtigen ist. Nicht nur Rechnungen sondern auch die  Statusmeldungen werden voraussichtlich archiviert werden müssen.

Anschlusshäuser, die im B2B-Bereich tätig sind, müssen bei allen unternehmensrelevanten Rechnungen berücksichtigen, dass sie ab 01.01.2025 die E-Rechnung empfangen und ab 01.01.2026 versenden können.

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

Durch die E-Rechnungspflicht wird der Prozess der Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung effizienter, umweltfreundlicher und weniger anfällig für Fehler. Die Rechnungen können schneller verarbeitet werden, da sie maschinenlesbar sind und automatisierte Prozesse ermöglichen. Dies führt zu Zeit- und Kostenersparnissen für die beteiligten Unternehmen und trägt zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse bei.

Fazit und To Do´s

Wer seine Prozesse bereits jetzt auf ihre Zukunftsfähigkeit untersucht, kann die Rationalisierungseffekte der notwendigen Prozessdigitalisierung nutzen und seine internen Abläufe optimieren. Das ist auch die Empfehlung der SeviCon. Denn: eine Implementierung unter Zeitdruck geht oft mit der zweitbesten Lösung und zahlreichen Kompromissen einher.

Die ServiCon unterstützt Verbundgruppen und Zentralregulierer zusammen mit speziellen Partner-Dienstleistern u.a. des EDI-Clearings und der Belegverarbeitung bei der Umsetzung dieses komplexen Themas. Besonders hervorzuheben ist an dieser Stelle unser PartnerSGH. SGH bietet Verbundgruppen seit mehr als 30 Jahren Lösungen im Bereich Zentralregulierung/Zentralfakturierung, Service-Providing und E-Rechnung. Seit 2006 nutzen darüber hinaus renommierte Unternehmen weltweit die unternehmenseigene ivi-Plattform für den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen. Hier bildet SGH alle gängigen nationalen und internationalen Standards für E-Rechnungen ab, insbesondere auch die für die E-Rechnung vorgesehenen Formate „ZUGFeRD“ und „XRechnung“. Somit können die Anforderungen an die obligatorische E-Rechnung bereits heute abgebildet werden. Auch die Anforderungen an EIDFACT Nachrichtentypen sowie das kommende Meldesystem werden umgesetzt. SGH kümmert sich darum, dass sowohl Verbundgruppen selbst als auch deren Anschlusshäuser und Lieferanten alle Vorgaben zur verpflichtenden E-Rechnung erfüllen. Weitere Information entnehmen Sie auch dem Vortrag des CEO von SGH, Gerrit Hoppen, anlässlich des ServiCon FUTURE CAMPUS Recht, Risiko & Finanzen am 14.09.2023 in Bonn.

Von der Installation bis zum ersten digitalen Dokument

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