Digitalisierung leicht gemacht - Mit dem Messenger für den Mittelstand

Facebook plant, die Messagingdienste seiner sozialen Netzwerke WhatsApp, Instagram und Facebook miteinander zu verbinden. Schlagzeilen um die Datenkultur des US-Digitalgiganten gibt es immer wieder. Und sie offenbaren das sogenannte WhatsApp-Dilemma: Jeder kennt die viel diskutierten Datenschutz-mängel, trotzdem nutzt jeder zweite Deutsche den Messengerdienst. 67 Prozent aller Arbeitnehmer tun dies auch im Job.

Messenger gehören mittlerweile zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln in vielen Unternehmen. Die Integration von mobilen Anwendungen in den Workflow ist ein wesentlicher Schritt in der digitalen Transformation und macht Prozesse sehr viel effizienter. Wer die Zahl seiner E-Mails um die Hälfte reduziert, kann bis zu 15 Stunden Zeit im Monat einsparen.

Warum private Messenger nicht in Unternehmen genutzt werden dürfen

Wenn Mitarbeiter für beruflichen Zwecke aber ihren privaten Messenger nutzen, ist das für Unternehmen ein Problem. Viele Messenger, allen voran WhatsApp, sind für den beruflichen Einsatz ungeeignet, weil sie den Anforderungen der EU-DSGVO nicht genügen und unsicher sind. Das Risiko ist groß: Jedes zweite Unternehmen in Deutschland war schon einmal Opfer einer Cyber-Attacke in Form von Datendiebstahl, Industriespionage oder Sabotage, so eine Studie des Branchenverbands Bitkom. Die Schäden durch Cyber-Angriffe sind immens. In Deutschland liegen sie bei fast 55 Milliarden Euro pro Jahr. „Alarmierend ist besonders die hohe Betroffenheit kleiner und mittlerer Unternehmen", sagt der Vizepräsident des Bundesamtes für Verfassungsschutz, Thomas Haldenwang.

Fast die Hälfte der Attacken kommt aus dem eigenen unternehmerischen Umfeld – das sind zum einen Wettbewerber, aber auch Kunden, Lieferanten, Dienstleister und oftmals Mitarbeiter. Als Sicherheits-Schwachstellen entpuppen sich oft E-Mail-Postfächer oder unsichere Messenger. Interne Unterlagen und Informationen sind auf diesen Plattformen nur unzureichend geschützt. WhatsApp beispielsweise ist deshalb bereits seit mehr als einem Jahr in vielen Krankenhäusern, Pflegeheimen oder auch in Schulen für die Mitarbeiter tabu.

Vorteile von Business Messengern für Unternehmen

Es gibt gute Alternativen. Die Deutsche Post bietet mit SIMSme Business Unternehmen und Verwaltungen einen Messenger, der – in puncto Usability, Datenschutz und Sicherheit – speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Viele Geschäfts- und Gewerbekunden sowie Institutionen aus dem öffentlichen Sektor, dem Gesundheits- und Sozialwesen sowie der Dienstleistungs- und IT-Branche nutzen SIMSme Business bereits.

SIMSme Business ist eine sichere Chatlösung, die alle Anforderungen der EU-DSGVO erfüllt. Auch Personaldaten sowie interne und vertrauliche Unterlagen können Unternehmen damit bedenkenlos versenden. Der Messenger ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt sowie auf deutschen Servern gehostet. Unabhängige Sicherheits-Audits überprüfen jährlich alle sicherheitsrelevanten Bestandteile – von den Apps bis zum Backend. SIMSme Business bietet dazu das volle Anwendungsspektrum moderner Messenger: Einzel- und Gruppenchats, Versand von Anhängen bis 20 MB, Push-Kanäle und Echtzeitübertragung, Web-Version und das Management Cockpit als zentrale Steuerungseinheit. Damit kann der Administrator Accounts an Mitarbeiter vergeben, diese unterschiedlichen Gruppen beispielsweise dem Außendienst, dem technischen Service oder der Personalabteilung zuordnen, und Security-Einstellungen steuern. Mit wenigen Klicks lassen sich Teilnehmer auch wieder löschen, zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Die Bedienung der App ist völlig intuitiv, es sind weder IT-Kenntnisse noch Schulungen notwendig. Selbstverständlich kann die Anwendung auch als Browserversion auf dem Rechner oder dem Tablet genutzt werden.

Wie Messenger im Mittelstand die Abläufe effizienter machen

Krankmeldungen, die die Mitarbeiter bislang häufig per E-Mail gesendet haben, gehen per SIMSme Business an die jeweilige Abteilung und müssen so nicht erst per Telefon oder E-Mail weitergeleitet werden. Wenn die Personalabteilung ebenfalls im Chat „Krankmeldungen“ ist, kann sie diese jetzt sofort ins System eingeben, da sie mit dem SIMSme Business Web Messenger direkt auf dem Rechner arbeiten kann. Viele Mitarbeiter fotografieren auch ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und schicken sie vorab als Bild per Messenger an die Personalabteilung. Die unternehmensinterne Weiterleitung einer AU per WhatsApp beispielsweise verstößt gegen den Datenschutz. Mit SIMSme Business ist das kein Problem.

Streng vertrauliche Daten gibt es in jeder Branche, in jedem Unternehmen. Daten, die Wettbewerber, Lieferanten oder die Kunden keinesfalls mitlesen sollten. Sie können auch als selbstzerstörende Nachricht versendet werden. Der Absender kann festlegen, wie lange die Nachricht nach dem Öffnen zu sehen ist. Danach wird sie automatisch gelöscht – auch auf dem Gerät des Empfängers. SIMSme Business lässt sich nicht nur auf dem Smartphone nutzen, sondern auch am Desktop oder auf dem Tablet. Damit ist also die Verbindung zwischen Außendienst und Innendienst über den Messenger problemlos möglich. Für diejenigen, die am Arbeitsplatzrechner sitzen, und dort auch schon mal längere Texte schreiben oder mehrere Anwendungen offen haben und Texte übertragen müssen, ist das ideal.

Über News-Kanäle lassen sich auch Mitarbeiter gezielt informieren – zum Arbeitsschutz, zu Weiterbildungsmaßnahmen und vielem mehr. Besonders praktisch: SIMSme Business kann RSS-Feeds verarbeiten. Das Management Cockpit zieht sich damit automatisch Inhalte – beispielsweise aus dem Intranet und aus externen Quellen wie etwa Fachpublikationen – und leitet sie über die entsprechenden News-Kanäle weiter.

So hilft der Messenger, ohne großen Aufwand Prozesse effizienter und effektiver zu machen. Digitalisierung, die Schritt für Schritt vorangeht.

Weitere Informationen finden Sie unter www.sims.me/business