Arbeiten 4.0 – So nutzten Sie Messenger im Unternehmen richtig

Kommunikation per Kurznachrichten-App geht schnell und einfach, soviel ist klar. Neben den Apps für den privaten Gebrauch gibt es auch Business Messenger. ServiCon Partner SIMSme Business gibt Ihnen wichtige Tipps zum Thema DSGVO konformer Business Messenger.

Was ein Chat ist, weiß heute jeder. Und auch, dass es praktisch ist, wenn man alle Nachrichten auf einen Blick und in Echtzeit empfangen kann. Trotzdem ist in den meisten Unternehmen immer noch die E-Mail Kommunikationsmedium Nummer 1. Dabei bieten Messenger wie SIMSme viele Vorteile. Vorausgesetzt sie sind sicher und datenschutzkonform wie beispielsweise SIMSme Business, den die Deutsche Post entwickelt hat. Sieben Features, mit denen Mittelständler gut arbeiten können:

SIMSme Business Funktionalitäten ©SIMSme

1. Management Cockpit

Über dieses zentrale Steuerungstool sind sämtliche Einstellungen des Programms ohne tiefergehende IT-Kenntnisse zu verwalten. Von hier aus lassen sich zum Beispiel Accounts freischalten oder sperren, Sicherheitseinstellungen vornehmen oder Gruppenchats und Newskanäle einrichten. So kann das SIMSme Business-Konto eines soeben gekündigten Mitarbeiters beispielsweise mit einem Mausklick gesperrt und sämtliche Daten seinem Zugriff entzogen werden. Informationen aus dem Unternehmen bleiben damit sicher im Kreis der Mitarbeiter.

2. Web Messenger

Mit dem Web Messenger läuft die App auch auf dem Arbeitsplatzrechner. Dateien lassen sich per Drag-and-drop in Projektordner oder andere Arbeitsprogramme verschieben oder direkt aus Fachanwendungen in die Nachrichten-App ziehen. Das erleichtert die Koordination zwischen Innen- und Außendienst ganz erheblich. So kann ein Arbeitnehmer zum Beispiel seine AU abfotografieren und an den Betrieb senden, wo die Personalstelle die Datei mit einem Klick direkt in die Personalakte ziehen kann. Bis zu zehn Endgeräte bleiben bei SIMSme Business übrigens ständig synchron.

3. Dateiaustausch von Bildern, Videos oder Textdateien

Das Bild des über Nacht entstandenen Wasserschadens auf der Baustelle, die geänderten Schaltpläne für die Elektroinstallation oder die neueste Produktpräsentation – über SIMSme Business sind nahezu alle gängigen Dateiformate problemlos zu versenden. Die Kollegen vor Ort sind mit aktuellen Informationen in Echtzeit versorgt. Und Probleme sind deutlich schneller geklärt, wenn ein Bild zur Erläuterung dabei ist. Dann muss der Spezialist nicht einmal mehr vor Ort sein und es vergeht keine wertvolle Zeit bis das Projekt weiterlaufen kann.

4. Gruppenchats

Der Zeitplan für ein Projekt ändert sich umfassend, alle Beteiligten müssen schnellstmöglich davon wissen. Was früher ein hastig angesetztes Meeting oder eine Telefonkonferenz bedeutete, ist per Messenger in Windeseile zu erledigen. Sind alle betroffenen Mitarbeiter in einem Gruppenchat zusammengefasst, ist der neue Plan in Sekundenschnelle kommuniziert. Das spart Zeit. Und selbst zum jeweiligen Zeitpunkt abwesende Kollegen bleiben auf Stand. Auch Bereitschaftsdienste oder Sonderschichten sind auf diese Weise deutlich schneller organisiert.

5. Newsfeed

SIMSme Business bietet die Möglichkeit, einen oder mehrere News-Kanäle einzurichten. Darüber lassen sich spezifische Mitteilungen des eigenen Unternehmens gezielt streuen, beispielsweise Fortbildungen, neue gesetzliche Vorgaben, Ankündigungen wichtiger Termine oder ähnliches. Zudem lassen sich per RSS-Feed auch externe Inhalte beispielsweise von Fachzeitschriften automatisch einbinden und Branchennews oder ähnliches direkt weitergeben. Über die Anbindung an SIMSme für Privatkunden ist auch ein Kanal für die Kundeninformation problemlos realisierbar.

6. Kompatibel mit Mobile Device Management-Systemen

Sofern im Unternehmen ein Mobile Device Management-System in Betrieb ist, lässt sich SIMSme Business dort problemlos einbinden. Es ist also kein Betrieb zweier unterschiedlicher Strukturen nebeneinander nötig, die gewohnten Prozesse in der IT können weiterlaufen.

7. Kompatibel mit SIMSme für Privatkunden

Neben SIMSme Business gibt es auch noch die kostenlose Version SIMSme für Privatkunden. Beide Versionen sind voll miteinander kompatibel, dadurch ist der Messenger auch jederzeit für die Kundenkommunikation nutzbar.

Mit einem sicheren Messenger wie SIMSme Business lassen sich auch kurzfristige Änderungen von Bauplänen in Echtzeit kommunizieren. ©iStock/JokicÜber einen Messenger wie SIMSme Business lassen sich also nahezu alle Kommunikationsanlässe in Echtzeit erledigen. Von unterwegs, vom Schreibtisch im Büro aus oder am Einsatzort. Das führt zu ganz erheblichen Effizienzgewinnen und schafft mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft.

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