e-integration: Lösungen für Verbundgruppen - Papierlose Rechnungsabwicklung und Langzeitarchivierung

Seit dem 1. Mai 2012 besteht eine strategische Partnerschaft zwischen der e-integration GmbH und der ServiCon Service & Consult eG.


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Die e-integration GmbH (ein Management Buy Out der Deutschen Post Com GmbH) ist seit 25 Jahren im EDI-Markt und seit mehr als 15 Jahren als EDI-Provider und Lösungsanbieter tätig. In den 80ziger und 90ziger Jahren gehörte e-integration bzw. ihre Vorgängerorganisation MLC Systeme GmbH zu den führenden Anbietern von EDI-Workstations in Deutschland. Ab 1996 ist das Geschäftsmodell sukzessive vom Systemhaus für den Vertrieb von EDI-Lizenzen zu einem Outsourcing ASP Modell umgewandelt worden.

In ihrem Portfolio bietet die e-integration GmbH eine integrierte Lösung zur papierlosen Rechnungsabwicklung für Verbundgruppen an. Alle Rechnungsdaten der Lieferanten werden in beliebiger Form (elektronisch oder als Papierbelege) im Portal entgegengenommen und dem Zentralregulierer in einem gewünschten internen Format, einschließlich der Positionsdaten, zur Verfügung gestellt.

Die manuelle Erfassung der Rechnungsdaten entfällt. Der Prozess wird schneller und noch sicherer. Zusätzlich stehen die Positionsdaten zur Verfügung, wodurch völlig neue Möglichkeiten zur statistischen Auswertung der Geschäftsdaten für das Marketing und die Einkaufsverhandlungen entstehen.

Die Rechnungsdaten werden zur Prüfung und Verbuchung in dem vom Mitgliedsunternehmen gewünschten Datenformat an diese weitergeleitet. Somit wird der Datenaustausch komplettiert. Ein Service, der den Mitgliedsunternehmen wiederum große Prozess- und damit Kostenvorteile bringt.

Der Prozessablauf im Detail

Der Vertragslieferant sendet seine Rechnungsdaten wahlweise im Format EDIFACT, seinem Inhouse-Format, als PDF oder als Papierrechnung an das Portal. Dort werden die Daten in das von der Verbundgruppe gewünschte Datenformat für die ZR-Anwendung konvertiert und an diese, oder die zwischengeschaltete ZR-Bank, gesendet. Die Verbuchung zur Rechnungsregulierung findet weiterhin bei der Verbundgruppe statt.

Optional wird die elektronische Rechnung auch an die Mitglieder übermittelt. Dabei kann das Zielformat eine PDF-Datei oder ein strukturierter Datensatz (EDI, XML, CSV) für das WWS des Mitgliedsunternehmens sein. Die Rechnung kann mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur abgesichert werden. Eine postalische Zustellung per Briefpost ist ebenfalls möglich.

Rechnungsunstimmigkeiten werden in Form von Belastungsanzeigen vom Mitglied über das Portal an die Verbundgruppenzentrale geleitet. Die eigentliche Zahlung für den Lieferanten wird mit dem entsprechenden Avis angezeigt.

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Der Prozess

Integrierte EDI-Prozesse

Ergänzend kann der Bestellprozess zwischen den Mitgliedern und den Lieferanten, bzw. dem Eigengeschäft der Verbundgruppe, realisiert werden. Die Mitglieder nutzen hierfür das bevorzugte Format und die bestehende Verbindung zum Portal und tauschen die Bestellungen, die Bestellbestätigungen, die Lieferscheine sowie die Bestandsmeldungen mit den Lieferanten elektronisch aus.

Langzeitarchivierung

Zusätzlich zur Rechnungsverarbeitung bietet das Portal die Möglichkeit, die verarbeiteten Daten sowohl für den Verband als auch für die Mitgliedsunternehmen und Lieferanten in einem rechts- und revisionssicheren Langzeitarchiv zu speichern. Der Zugriff auf das Archiv erfolgt verschlüsselt über jeden gängigen Internet-Browser.

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Die Vorteile

Flyer als PDF zum Download.
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e-integration GmbH . Calor-Emag-Str. 3 . D-40878 Ratingen
Peter Wutzler, Key Account Manager
Tel.: +49 2102 479 125 . E-Mail: pw@e-integration.de . Internet: www.e-integration.de